기억이 아닌 기록으로 일하는 법, 메이트메이커스의 1HADA 도입기
영상 제작 일정을 맞추는 것도 벅찬데, 연차 관리, 비용 정산, 세금계산서 발행까지 챙기려면 늘 일이 뒤엉켜 있었습니다. 서울 마포에 있는 메이트메이커스는 유튜브 영상, 광고, 커머스 콘텐츠를 제작하는 크리에이티브 프로덕션입니다. 외근이 잦고 근무시간이 일정하지 않다 보니, 사무실 밖에서 일하는 시간이 대부분입니다. 그동안은 이런 이유로 누가 언제 쉬는지, 어떤 비용이 어디서 발생했는지, 그리고 세금계산서가 발행되었는지조차 제대로 한눈에 보이지 않았습니다. 하지만 지금은 다릅니다. 연차는 앱으로 신청하고, 비용은 사진으로 첨부하고, 계산서는 담당자가 직접 발행합니다. 모든 흐름이 1HADA 안에서 정리되기 시작한 거죠.
“작은 팀이지만, 이제는 운영이 ‘보입니다.’”
오늘은 메이트메이커스가 경험한 1HADA 이야기입니다.
Q. 메이크 메이커스는 어떤 회사인지 간단하게 소개 부탁드릴께요
A. 메이트메이커스는 영상과 광고, 그리고 브랜드 마케팅 전반을 다루는 크리에이티브 프로덕션입니다. 유튜브 콘텐츠, 기업 광고, 커머스 영상까지 다양한 프로젝트를 제작하고 있어요. 처음엔 영상 제작 중심으로 시작했지만, 지금은 브랜드의 스토리를 상품과 캠페인으로 확장하는 팀으로 발전하고 있습니다. 최근엔 크리에이터 팬덤을 기반으로 한 굿즈 제작과 매거진 발간 프로젝트도 진행하고 있습니다. 콘텐츠 그 이상의 가치를 만드는 게 저희의 목표예요.
메이트 메이커스가 1HADA로 바꾼 3가지 변화
Q. 1HADA를 도입하게 된 계기는 무엇이었나요?
A. 외근과 야간 촬영이 많다 보니, 근태나 비용 같은 관리가 늘 뒤로 밀렸어요. 한 번은 직원이 “저 연차 몇개 남았죠?”라고 물었는데, 저도 정확히 답을 못 하겠더라고요. 그룹웨어나 ERP도 검토했지만, 너무 복잡해서 팀 분위기랑 맞지 않았어요. 그때 모바일로 연차·비용·계산서까지 한 번에 처리할 수 있는 1HADA를 알게 됐고, “이거면 우리 팀에도 질서가 생기겠다” 싶어서 도입하게 됐습니다.
Q. 실제로 어떤 기능이 가장 도움이 되었나요?
A. 크게 세 가지입니다. 연차 관리, 비용 처리, 세금계산서 발행. 이 세 가지가 바뀌자 회사 운영이 완전히 달라졌어요.
연차관리 - 눈치 볼필요없음. 자동기록.
“저희는 자유로운 휴가 제도를 운영하는데, 막상 기록이 남지 않다 보니 나중에 헷갈릴 때가 많았어요. 이제는 직원이 1HADA에서 연차를 신청하면 자동으로 기록이 남고, 저는 승인만 하면 끝입니다. 서로 눈치 안 보고, ‘기억’이 아니라 ‘기록’으로 일하게 됐어요.”
비용 처리 — 영수증 촬영 후 승인, 바로 지급
“현장에서 식비나 차량비 같은 소액 지출이 많아요. 법인카드 없는 직원은 개인카드로 결제하거든요. 이전엔 영수증을 모아뒀다가 전달하는 과정이 번거로웠는데, 이제는 1HADA에 영수증 사진만 올리면 돼요. 제가 승인하면 바로 전용계좌에서 지급되니까 직원도, 대표도 모두 편해졌습니다.”
세금계산서 발행 — 권한을 나누면 일이 줄어든다
“예전에는 모든 계산서를 제가 직접 발행했어요. 광고 채널이 많다 보니 놓치는 경우도 있었죠. 지금은 각 담당자에게 발행 권한을 줘서 직원이 직접 처리하고, 저는 현황만 확인합니다. 자동 알림도 오니까 누락될 일이 없습니다.”
운영이 보이니까 자연스럽게, 직원들의 태도도 바뀌더라고요
Q. 도입 후 회사 운영이 어떻게 달라졌나요?
A. 예전에는 제가 모든 걸 ‘기억’으로 관리했어요. 누가 언제 쉬었는지, 어떤 비용이 처리됐는지, 세금계산서를 발행했는지도 직접 확인해야 했죠. 시간이 지나면 빠뜨리는 일도 많았고, 결국 ‘대표만 아는 회사 운영’이 되어버렸던 것 같아요. 그런데 이제는 모든 게 앱 안에서 ‘기록’으로 남습니다. 직원이 연차를 신청하면 자동으로 누적되고, 비용이나 계산서도 승인만 누르면 바로 처리돼요. 보고서 대신 알림으로 확인하고, 결재 한 번이면 일이 흘러가니까 훨씬 가볍습니다. 무엇보다 좋은 건, 팀 전체가 같은 화면을 보고 일한다는 점이에요. 누가 언제 쉬는지, 어떤 비용이 처리 중인지 이제는 모두가 앱에서 한눈에 확인할 수 있으니까 불필요한 질문이나 오해가 줄고, 업무 흐름이 훨씬 투명해졌습니다. 대표로서도 마음이 편해졌어요. “놓치면 어쩌지?” 하는 불안이 사라지고, 운영의 흐름이 ‘보인다’는 안도감이 생겼습니다. 작은 팀이지만, 이제는 체계가 살아 있는 조직처럼 느껴져요.
Q. 직원들의 반응은 어땠나요?
A. 처음엔 솔직히 약간의 거리감이 있었어요. “출퇴근을 앱으로 찍는다고?” “비용을 앱으로 올려야 해요?” 이런 반응이 나왔죠. 뭔가 ‘감시받는 느낌’이 든다고 하더라고요. 그런데 막상 써보니까 생각이 완전히 바뀌었어요. 말로 보고하지 않아도, 앱으로 알림이 오고 정산이 자동으로 처리되니까 직원 입장에서는 훨씬 편해진 거죠. 이제는 오히려 직원들이 먼저 “앱으로 올릴게요” “연차 신청 넣을게요”라고 합니다. 특히 식비나 주유비 같은 소액 비용을 눈치 보지 않고 바로 청구할 수 있다는 점이 팀 분위기를 많이 바꿨어요. 전에는 대표에게 직접 말해야 하니 괜히 미안해하거나, 며칠씩 미루는 경우도 있었거든요. 지금은 앱에서 사진 한 장 첨부하고 승인 기다리면 끝이라서 오히려 더 투명하고 깔끔해졌습니다. 무엇보다 큰 변화는, 이제는 직원들이 1HADA를 ‘관리 도구’가 아니라 ‘팀의 루틴’으로 받아들인다는 거예요. 일의 시작과 끝이 앱 안에서 정리되니까 서로 확인하고 챙기는 일이 자연스러워졌어요. 저도 굳이 물어보지 않아도, 앱만 보면 팀이 어떻게 움직이고 있는지 한눈에 보입니다.
Q. 사용하면서 바라는 점이 있다면요?
A. 월말 정산할 때는 큰 화면이 편해서 예전에는 PC에서도 쓸 수 있으면 좋겠다고 생각했는데, 곧 PC 버전이 나온다는 소식을 듣고 정말 반가웠습니다. 현장에서는 모바일로, 사무실에서는 PC로 함께 쓸 수 있다면 업무 효율이 훨씬 높아질 것 같아요. 또 앞으로는 외부 스태프 계약이 많아서 전자 근로계약서나 청구요청 기능도 써볼 계획이에요. 서류 업무까지 앱 안에서 해결되면, 정말 말 그대로 “모바일 오피스”가 될 것 같습니다.
Q. 마지막으로, 다른 대표님들께 한마디 해주신다면요?
A. 저는 작은 팀이라서 시스템은 아직 이르다고 생각했어요. 그런데 1HADA를 써보니까 작은 팀일수록 시스템이 필요하다는 걸 느꼈습니다. 연차·비용·계산서, 이 세 가지만 정리돼도 회사가 달라집니다. 우리 팀처럼 외근이 많거나 협업이 잦은 회사라면 1HADA가 정말 큰 도움이 될 거예요.
메이트메이커스가 말하는 1HADA 활용 팁
1. 연차·비용부터 시작하세요. → 직원들이 가장 빨리 체감합니다.
2. 권한을 나누세요. → 대표의 업무 병목이 사라집니다.
3. 근무시간 설정을 꼭 확인하세요. → 유연근무자는 알림 오류를 방지할 수 있습니다.
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